Оптимизация процесса сверки данных для Почты России

Почта России — федеральный почтовый оператор, входит в перечень стратегических предприятий страны и включает в себя 38 тысяч отделений.

В каждом из отделений ежедневно осуществлялись финансовые операции: электронные переводы, ems-отправления, коммунальные платежи, выплата пособий и пенсий и т. д. По результатам рабочего дня отделения формировался внутренний отчетный финансовый документ со списком всех операций. Документ в распечатанном виде передавался в информпункт одного из 900 почтамтов. И сотрудники информпункта должны были сверить данные о платежах из бумажного списка операций с данными информационных систем.

Вручную процесс сверки данных выполняли 8500 сотрудников Почты России в регионах. И как показало проведенное в нескольких регионах обширное обследование, ошибались сотрудники в 52% случаев. Часто расхождения в отчетах возникали потому, что в удаленных отделениях платежи не проходили из-за проблем с интернет-каналом. Второй проблемой было мошенничество на местах, от которого организация теряла до 1,3 млрд рублей в год. При такой организации процесса невозможно было собрать данные для построения сводных отчетов и назначить KPI.

В соответствии с требованиями проекта по реорганизации почтамтов необходимо было провести обследование операционной деятельности почтовых отделений, подготовить техническое задание по оптимизации сверки данных и создания системы контроля за процессом, затем разработать и внедрить решение.

Поскольку в каждом регионе функционировали разные платежные системы, необходимо было кроссплатформенное решение. Для автоматизации сверки данных решено было развернуть RPA-платформу и внедрить программных роботов для взаимодействия с приложениями самой почты и региональными системами партнеров-провайдеров услуг. В каждом регионе был собственный список провайдеров примерно из 8−10 компаний. Программные роботы должны были работать с 1С, приложениями Microsoft Dynamics, Oracle Database и др.