Автоматизация отчетности и оформления новых сотрудников для информационного агентства
О компании
Заказчик – одно из ведущих информационных агентств России. Проект под NDA.
Проблема
Сотрудники агентства выполняли большое число рутинных операций. Так, в отделе кадров приходилось вручную переносить данные в 1С при оформлении сотрудников. Подписание документов электронной подписью также требовало постоянного внимания. Другой проблемой являлось использование самописных скриптов, которые было трудно поддерживать. Ежедневное формирование отчетности в отделе маркетинга замедлялось из-за старого скрипта, заполняющего базу данных из XML-файлов и создающего HTML-отчеты.
Задача
Внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы автоматизировать рутинные процессы:
Настроить интеграцию с OCR для распознавания сложных документов. Развернуть оркестратор для централизованного управления роботами.
- Формирование отчетности отделом маркетинга.
- Выборка документов из информационной системы по определенным критериям для дальнейшего подписания документов электронной подписью.
- Оформление нового сотрудника
Настроить интеграцию с OCR для распознавания сложных документов. Развернуть оркестратор для централизованного управления роботами.
Решение
Командой ROBIN были разработаны и внедрены три программных робота в 2022 и 2023 годах. Роботы взаимодействуют с системами 1С, Outlook, сетевыми папками, файлами XML (NewsML-документы), СУБД PostgreSQL, файловой системой, Windows Credentials.
Программные роботы:
- 1Заполняют базу данных информацией из XML (NewsML)-файлов. Ежедневно робот подставляет информацию из баз данных в шаблон HTML-документа, формирует отчет о количестве вышедших новостей и отправляет по списку адресатов.
- 2Отслеживают письма на электронной почте о поступлении нового документа в 1С «Документооборот». При получении такого письма робот открывает 1С «Документооборот» и подписывает электронной подписью все документы, соответствующие критериям.
- 3Скачивают все вложения из события в календаре Outlook в папку. Далее, с помощью технологии OCR робот находит и распознает среди всех документов главный разворот паспорта, прописку и СНИЛС. Эти данные робот выводит в форму верификации и заносит в 1С «Зарплата и управление персоналом».
Результаты
Автоматизировано формирование ежедневной отчетности
Роботизирован процесс подписания документов
Автоматизирован процесс оформления новых сотрудников
Настроена интеграция с OCR для распознавания сложных документов
Развернут оркестратор для централизованного управления роботами
Кейсы ROBIN