Цифровой ассистент для онлайн-кинотеатра
О компании
Заказчик — один из ведущих онлайн-кинотеатров в России.
Проблема
Перед специалистами компании стоят ежедневные, еженедельные и ежеквартальные рутинные задачи, которые отнимали значительную часть времени: поддержание актуальной информации о лицензорах, формирование контрактов, проверка лицензий и сроков, сверка с реестром Министерства культуры РФ, обработка большого объема данных из таблиц и запросов.
Задача
Внедрить RPA-платформу и развернуть программных роботов, чтобы автоматизировать обработку и подготовку документов:
- Разгрузить сотрудников компании от дополнительной работы в период квартальных отчетов, сократив время на то, каким лицензорам и когда отправлять напоминания и документы.
- Автоматизировать рутинную проверку лицензий и заявок на использование тайтлов. В особо активные периоды количество заявок в одном письме может доходить до 200! Роботы для таких задач должны работать даже в праздники и выходные, когда сотрудники отдыхают.
- Уменьшить срок обработки данных на тех задачах, которые требуют глубокого внимания нескольких сотрудников на полный рабочий день.
Решение
Команда ROBIN за 7 месяцев запустила 8 роботов с разным функционалом – от простых роботов переноса данных из письма в файл до по-настоящему крупных, позволяющих одновременно обрабатывать по 30 табличных документов с 500 тысячами строк.
Программные роботы
Для отчетов и напоминаний
- 1Получают сообщения из Outlook и сверяются с реестром по последним взаимодействиям с лицензором. Если лицензор не отвечал на письмо неделю, робот отправляет напоминание.
- 2Ежедневно проверяют папку с отчетами для партнеров, определяют получателя и ищут его почту. Затем робот формирует необходимый комплект документов для отчета и отправляет его партнеру.
- 3Помогают проверять статус взаимодействия с лицензором и указывают, кто из них активен. Робот формирует таблицу соглашений, переносит номера и даты действия в отчет, а затем сверяет действие номеров соглашений по ежеквартальному реестру.
Для ежедневных задач
- 1Фильтруют информацию о контенте правообладателя, фиксируют непродленную лицензию в таблице Excel и отправляют ответственному отделу.
- 2Читают определенные письма, подсчитывают значения и записывают результат, формируя файл с данными.
- 3Оценивают возможность использования тех или иных тайтлов. В функционале робота заложено взаимодействие с реестром Министерства культуры РФ для определение таких параметров, как удостоверение национальных и прокатных фильмов, категории по просмотрам, стране производства и пр.
Для обработки большого массива данных
- 1Раз в неделю обрабатывают порядка 50 тысяч тайтлов, которые необходимо сверять с реестром Министерства культуры РФ.
- 2Обрабатывают по 30 табличных файлов, в каждом из которых по 500 тысяч строк и 20 столбцов. Робот проверяет каждую ячейку, формирует общую сводную таблицу и производит сверку всего за 2 часа.
Результаты
Автоматизирована проверка лицензий и заявок
Автоматизировано формирование отчетов
Уменьшен срок обработки данных
Кейсы ROBIN