Роботизация бухгалтерского учета и процессов

В 2016 году Минфин заявил о том, что потребность в бухгалтерах будет стремиться к нулю в ближайшие годы. Но эта версия была поправлена через два года на противоположную. Стало понятно, что бухгалтерия точно никуда не исчезнет, но примет новую форму - через роботизацию бухгалтерских процессов и учетов.

В 2016 году началось активное внедрение технологий RPA (Robotic Process Automation). Поэтому в СМИ появились мнения о том, что программные роботы будут выталкивать людей с должностей.

И только к 2018 году споры начали затихать. Практика показала, что роботы помогают людям и заменяют их только при выполнении рутинных задач. Роботы выполняют задачи так же, как их выполнил бы бухгалтер – через графический интерфейс. Поэтому роботизация не заменяет, а помогает в процессах, которые требуют монотонности.

Типовые задачи финансового отдела можно обобщить в две группы:

• Прием и обработка первичных документов и подготовка периодических отчетов (месяц, квартал, год).
• Подготовка оперативных отчетов, благодаря которым высшие менеджеры могут принимать своевременные решения.

Этими задачами занимаются два смежных отдела: бухгалтерский и управленческий. Поэтому одна и та же информация может дублироваться. С помощью роботизации бухгалтерских процессов можно избежать лишней работы. Ниже приведены некоторые задачи, которые можно делегировать роботу:

• Составление и разделение бухгалтерской отчетности нескольких юридических лиц;
• Представление ежемесячной вариации и необычных отклонений;
• Заполнение информационной панели, отправление электронного письма со ссылками на доступ;
• Автоматическое заполнение писем деловым партнерам;
• Отслеживание отклонений от ожидаемых норм при проведении инвентаризации;
• Отражение операций внутри компании в консолидированной отчетности

Проверьте каждое из перечисленных выше действий. Какие из них входят в ваши процессы? Все они могут быть полностью переданы RPA.

RPA не берет на себя роли сотрудников и не заменяет их. А помогает быстрее и точнее собирать и интерпретировать информацию. Результат – быстрая аналитика, отчетность и верные стратегические финансовые решения. Вот еще некоторые преимущества автоматизации:

• Бухгалтеры тратят меньше времени на сопоставление цифр;
• Способствует точной и своевременной отчетности;
• RPA не имеет ограничений по рабочему времени;
• Процесс выполняется без ошибок. Все этапы копируются машиной;
• Устанавливается поверх существующих приложений и копирует действия на уровне пользовательского интерфейса;
• Нет необходимости изменять или заменять существующие корпоративные приложения.

Заведение первичных документов в систему сегодня является предметом именно ручного труда. По той причине, что автоматизация требует внедрения как минимум технологии OCR (Оптическое распознавание символов).

Интеграция не так проста, потому что:

• Существующие инструменты автоматизации не всегда имеют это решение в коробке.
• Создание собственного решения – это долго, дорого, потребует значительных ресурсов сотрудников и поддержки.
• Интеграция стороннего решения – тоже требует доработок к существующей системе.

Роботы - это отличное решение для апгрейда автоматизированного рабочего места бухгалетра. Эти алгоритмы исполняются поверх интерфейсов уже существующего программного обеспечения и имеют встроенные, так и подключаемые инструменты OCR от разных вендоров (ABBYY, Yandex, Dbrain, Soika), если говорить о решениях ROBIN.

Как будет выглядеть работа алгоритма, решающая проблему ручной обработки первичной документации:

Получается робот, который всего за 5 шагов экономит десятки часов сотрудникам отдела бухгалтерии каждую неделю.

Эта часть затрагивает и задачи управленческого учета. В некоторых системах отчеты формируются автоматически (если инструменты позволяют это делать). Однако, если требуется взаимодействие с несколькими программами, то за дело приходится браться человеку: нужно переносить данные из одной программы в другую, и хорошо, если хотя бы это можно автоматизировать.

И для этого решения есть свои нюансы:

Если потратить месяц-два (в средней компании) на создание и полировку своего робота, то он будет сам формировать отчеты по расписанию и отправлять руководителям.

Как бы это могло выглядеть:

Получается, роботизация АРМ не заменяет существующие системы, не заменяет сотрудников - она помогает работать с несколькими системами единовременно.

Автоматизация рабочего места бухгалтера сегодня имеет новый облик, не такой, каким мы его представляли 20-30 лет назад. Устаревшее воплощение АРМ не решает текущих сложностей, с которыми связываются сотрудники отдела бухгалтерии, а иногда и усугубляет их, а именно: большое количество систем с децентрализованной информацией, большое количество инструментов, которыми необходимо пользоваться для выполнения задач.

Сегодня на рынке есть предложения, которые помогают оптимизировать работу учета - это RPA. Простота внедрения вкупе с мощными возможностями делает роботов наиболее выгодным предложением на рынке (убедились на примерах).