Автоматизация бизнес-процессов компании

Автоматизация бизнес-процессов - это концепция, в рамках которой компания рассматривает все процессы в целом и по отдельности. Анализирует текущее состояние, определяет области, требующие улучшения. Цель - создать более эффективную организацию.

Это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса. Помогает организациям оптимизировать бизнес-процессы: прием сотрудников на работу, управление контрактами, выстраивание цепочки общения с клиентом и многое другое. Практически любой процесс в вашей компании можно автоматизировать.

Практически любой процесс в вашей компании можно автоматизировать. Это особенно полезно для организаций, которые имеют большой оборот клиентов и документации. Возможности автоматизации процессов практически безграничны.

Бизнес-процессы, которые можно ускорить путем автоматизации:

• Управление (Финансовый директор, Юрист, безопасность)
• Организация (Приемная, кадры, секретариат)
• Продвижение (Маркетинг, реклама, продажи)
• Финансы (Приходы, расходы, учет)
• Производство (Подготовка, производство, сервис)
• Качество (Контроль, обучение, коррекция)
• Расширение (Вводные услуги, партнеры, PR)

Впервые об автоматизации бизнес-процессов всерьез стали говорить в 80-е годы XX века. Тогда появился проработанный принцип включения персональных компьютеров в работу предприятия, включая печатающую технику и способы эффективной коммуникации. Интернет заметно упростил, ускорил переход на новые методики работы предприятия. Тогда сложилась тенденция отношения к этой процедуре как к комплексу программ и аппаратных платформ.

Детали концепции:

1. Бизнес – это процесс, легко раскладываемый на отдельные подпроцессы, этапы с конкретными целями, задачами и результатами.

2. В задачи автоматизации входит анализ, описание процессов, их взаимосвязи между собой, этапов исполнения в достижении общих целей организации.

3. Программные средства внедряются для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Чем больше БП будет охвачено, тем эффективнее идет работа.

Сейчас рынок все больше фокусируется на low-code платформах. Они быстро создают приложения, адаптируют их под меняющийся бизнес даже теми людьми, кто не обладает знаниями по написанию кода программ. Такие системы вносят изменения в работу без остановки исполнения процессов. Первые опыты эксплуатации платформ датируются 90-ми годами XX века, когда была выпущена Lotus Notes.

Но для кастомизации и в них еще приходится привлекать специалистов с профильным опытом. При грамотной постановке задач компьютерная система позволяет управлять бизнес-процессами с момента постановки задач, назначения исполнителей до контроля исполнения, анализа проведенной работы и результатов. В зависимости от деятельности к системе подключаются аппаратные средства для учета товарно-материальных ценностей, маркировки, QR-кодов и других инструментов.

Основная цель перехода к автоматизации бизнес-процессов заключается в повышении качества продукции, увеличении объема продаж, повышении доходности фирмы. Последнее, в принципе, является ключевым. Но поднять уровень прибыли без управления промежуточными этапами практически нереально. Поэтому в компьютеры переносится буквально все – бухгалтерский учет, обработка первичных документов, составление отчетности.

Отсюда выходит целый перечень задач, решаемых внедрением BPA:

1. Быстрая подготовка документации для клиентов, поставщиков, партнеров.

2. Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности его работы за счет полного освобождения от рутинных операций.

3. Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора. Практически исключаются риски ошибок из-за недостаточного внимания, торопливости сотрудников.

4. Оперативное получение отчетов с информацией о текущем состоянии дел в организации за любой период времени.

Плюсом к перечисленному компания получает рост безопасности хранения коммерческих данных (клиентских баз, персональных данных сотрудников, покупателей). При этом появляется доступ к ним со стороны персонала практически с любого устройства: настольного компьютера, ноутбука, смартфона, планшета, подключенного к интернету. Бизнес становится более прозрачным, удобным для управления, в том числе в удаленном формате, что актуально, например, для организаций с филиалами, осуществляющими выездную торговлю.

Благодаря средствам автоматизации повышается согласованность действий, технологичность всех бизнес-процессов, скорость обработки поступающей информации. Становится проще обрабатывать большие объемы данных (номенклатура, заявки, заключаемые договора). За счет фиксации каждого действия быстро выявляются нерадивые сотрудники, минимизируется потенциальный вред от их неправильных действий или бездействия.

Автоматизация бизнес-процессов - это концепция, в рамках которой компания рассматривает все процессы в целом и по отдельности. Анализирует текущее состояние, определяет области, требующие улучшения. Цель - создать более эффективную организацию.

Это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса. Помогает организациям оптимизировать бизнес-процессы: прием сотрудников на работу, управление контрактами, выстраивание цепочки общения с клиентом и многое другое. Практически любой процесс в вашей компании можно автоматизировать.

Практически любой процесс в вашей компании можно автоматизировать. Это особенно полезно для организаций, которые имеют большой оборот клиентов и документации. Возможности автоматизации процессов практически безграничны.

Бизнес-процессы, которые можно ускорить путем автоматизации:

• Управление (Финансовый директор, Юрист, безопасность)
• Организация (Приемная, кадры, секретариат)
• Продвижение (Маркетинг, реклама, продажи)
• Финансы (Приходы, расходы, учет)
• Производство (Подготовка, производство, сервис)
• Качество (Контроль, обучение, коррекция)
• Расширение (Вводные услуги, партнеры, PR)

Сегодня большинство отраслей используют BPA для управления такими вещами, как проекты, портфели, информационные активы, рабочие процессы. Отрасли, которые наиболее активно используют BPA:

• Банковское дело;
• Здравоохранение;
• Телекоммуникации;
• Производство;

Автоматизация процессов впервые появилась в производственном секторе и до сих пор занимает там заметное место. Ее широко используют в производстве, поскольку в производстве часто задействованы роботы. Почти все отрасли в той или иной степени автоматизируют свои процессы.

Финансовые отделы регулярно развертывают BPA или RPA для повышения эффективности. Исследование показало, что около 80% финансовых руководителей в настоящее время используют или планируют использовать автоматизации. Кредиторская задолженность и управление контрактами - две основные области, в которых используются BPA и RPA.

Отделы кадров часто используют автоматизацию процессов для упрощения и ускорения приема на работу. Университеты использует BPA для улучшения взаимодействия студентов и преподавателей. Автоматизируют множество процессов: от распределения в общежитие до планирования обучения и оказания медицинских услуг.

Роботизация бизнес-процессов (RPA) - это область автоматизации, которую часто сравнивают с BPA. Поскольку оба делают упор на улучшение процесса за счет исключения человеческого взаимодействия. Однако RPA автоматизирует заранее определенные задачи через пользовательские интерфейсы (UI). В то время как BPA интегрируется программно и может обеспечить более устойчивую и динамичную автоматизацию, особенно в отношении сложных сквозных процессов.

RPA использует программных роботов. Они выполняют сценарий, повторяющий действия человека при его работе с компьютерными программами. В сценарии бота записываются команды для выполнения заданных действий. Боты могут открывать документы, запускать программы, входить в систему, перемещаться по странице, вводить и извлекать данные, имитируя такие действия пользователя, как:

• перемещение мышки,
• клик на кнопке,
• выбор текста,
• ввод текста с клавиатуры и др.

Хорошим примером является бот, запускающий браузер, открывающий страницу с таблицей цен на подержанные автомобили, а затем, переносящий скопированные на странице данные в таблицу Excel.

В отличие от RPA, системы BPM автоматизируют целый цикл рабочих процессов. BPM не фокусируется на одной операции или задаче, а рассматривает в качестве объекта автоматизации многие процессы, возможно, охватывающие бизнес-логику всей организации. В результате разработки внедряются программные системы, интегрирующие большинство приложений, используемых на предприятии.

RPA может соединить две программные системы с помощью робота, передающего данные между программами через их графические интерфейсы. Внедрение выполняется быстро за небольшие деньги.

Преимущество решения — возможность увидеть результаты работы сразу. Также RPA-подход хорош при создании цепочки из нескольких процессов. Для такой задачи разрабатывается несколько роботов, а для определения порядка и условий их вызова создаётся робот, подключающий процессы в нужной последовательности.

Подход BPM основан на создании модуля, взаимодействующего с CRM, и создании новой системы автоматизации бизнеса, заменяющей устаревшую АСУ. По времени это будет долго, по затратам – дорого. Зато, результат будет отличаться: современная платформа, расширенный функционал. Часть компаний проводит анализ и последующую автоматизацию самостоятельно, часть — пользуется услугами сторонних разработчиков.

Во многих случаях руководители выбирают RPA. Это связано с тем, что вызовы связанные с цифровой трансформацией и автоматизацией бизнес-процессов компании нужно решать оперативно, а деньги и время, выделенные на эту задачу ограничены.

Фокус при внедрении RPA-систем поставлен на автоматизации таких задач, которые обычно осуществляются вручную. К ним относится составление отчетов, отправка писем по шаблону или сбор информации из различных источников. Главной задачей при внедрении становится «обучение» системы тем обязанностям, какие ранее возлагались на персонал, включая исполнение задач в определенном порядке.

Преимущества RPA:

1. Робот быстрее. В пошаговом выполнении сценариев сравниться с ним практически нереально (человеку). При параллельных запросах компьютер легко заменяет нескольких сотрудников.

2. Работает в режиме 24/7. Средствам автоматизации не требуется отдых, обеденный перерыв или отпуск. Они функционируют непрерывно круглые сутки.

3. Соблюдение сроков. Независимо от трудоемкости задачи, нужности ее исполнения робот все заданные операции выполняет вовремя, в полном объеме.

В отличие от человека компьютер изначально неспособен пропустить документ, задублировать его или внести данные с ошибками. Главное, при выборе решения заранее обсудить его технические возможности, необходимость привлечения программистов для изменения задач. И иные критерии, влияющие на удобство эксплуатации, затраты на содержание инфраструктуры.

Оптимальное, если разработчик «собирает» ботов по конкретные бизнес-процессы организации, с их предварительным анализом, описанием, созданием структуры. Такой подход позволит создать систему, четко работающую по алгоритмам, принятым внутри организации. Стандартизация здесь не приветствуется, рекомендуется учитывать специфику деятельности, хозяйственных операций и внутреннего учета.

Основная проблема при внедрении средства автоматизации бизнес-процессов – привычка работать «по старинке». Руководителям и владельцам организаций приходится сталкиваться с нежеланием сотрудников адаптироваться к новым условиям и инструментам. Поэтому оптимально готовиться к автоматизации заранее, возможно, сначала «внедрить» ее на бумаге, показать, как будет изменяться работа.

Встречается еще ряд проблем:

1. Недостаточная техническая база. IT-инфраструктура должна функционировать без тормозов и технических сбоев. Отказ от ручного труда приведет к простоям, которых раньше не было.

2. Отсутствие системности при внедрении. Важно начинать работу с разработки проекта, а не с попыток сходу перейти на новые инструменты. Подход заметно сокращает время на интеграцию.

3. Попытка сделать все разом. В крупных организациях следует переходить на RPA-системы последовательно, отдел за отделом. Ведь, помимо внедрения инструмента, нужно обучить персонал, получить информацию по результату, изменить алгоритмы.

Многие владельцы, руководители бизнеса стараются упростить алгоритмы, нарушая давно сложившуюся систему работы. Нужно переводить на RPA то, что «уже работает», а не пытаться придумать что-то новое. И нет смысла что-то усложнять. Если ранее применяемые бизнес-процессы достаточно эффективны, стоит оставить их без изменений. То же относится к взаимодействию между отделами, составлению отчетности.

Стоит понимать, что внедрение автоматизации в бизнес-процессы может привести к непредсказуемым результатам. Поэтому мы рекомендуем не автоматизировать некоторые процессы.

1. Требующие комплексного принятия решений, способности критически мыслить. Конечно вы можете автоматизировать определенные операции, но люди лучше принимают сложные решения. При этом это не значит, что автоматизация не может помочь в принятии этих решений. Например, предоставлять регулярную подробную отчетность для принятия стратегических решений.

2. Процессы, требующие «человеческое вмешательство», также не должны быть полностью автоматизированы. К ним относятся такие процессы, как предоставление сложной обратной связи или некоторые части процесса увольнения.

3. Не имеющие структуры или подверженные частым изменениям и колебаниям. Трудно что-то автоматизировать если вам сложно определить конкретные правила или условия применимые к процессу. Поэтому, вероятно, лучше не автоматизировать это.

Ниже вы можете найти контрольный список с вопросами. Ответив на них вы сможете определить возможно ли автоматизировать ваши бизнес-процессы:

1. Процесс повторяется?
2. Процесс возможно стандартизировать?
3. Процесс занимает много времени?
4. Этот процесс сложно понять?
5. Робот может сделать это?

Если вы думаете автоматизировать процессы, вот несколько основных шагов, которые необходимо выполнить:

1. Сначала выберите процессы, которые вы хотите автоматизировать. Как уже упоминалось, некоторые процессы лучше подходят, чем другие. Вы ведь не хотите создавать автоматизацию, которая никогда не используется.

2. Затем постарайтесь понять рассматриваемые процессы и задачи. Опросите соответствующие заинтересованные стороны. Проведите встречи, изучите данные. Только так вы сможете получить полное представление о текущих процессах и о том, насколько эффективно они выполняются.

3. После выбора и анализа процессов установите четкие цели. Отметьте, что конкретно необходимо улучшить. Установите ключевые показатели эффективности (KPI) для оценки автоматизации.

4. Затем необходимо выбрать решение для автоматизации процессов. Оно должно соответствовать требованиям бизнеса и потребностям пользователей. Также не должно требовать интеграции с существующими платформами. Должно включать в себя информационные панели, настраиваемые параметры мониторинга и отчетности.

5. Еще один важный шаг - отображение процесса. Возьмите всю собранную информацию о процессах, задачах и любых ограничениях. Затем создайте графическое отображение процесса. Это можно сделать на доске или создать блок-схемы с помощью программного обеспечения.

6. Протестируйте потенциальную автоматизацию. Проверьте наличие ошибок или узкие места. Внесите необходимые изменения. Убедитесь, что новый процесс соответствует всем вашим целям. Повторите все, начиная со второго шага.

7. Наконец, автоматизация вашего процесса готова к развертыванию. Документируйте и сообщайте о новой автоматизации процессов. Затем внедряйте изменения и продолжайте отслеживать производительность с помощью программного обеспечения и инструментов BPA.

Всегда разумно использовать уроки тех, кто раньше вас внедрял ту или иную технологию. Вот несколько лучших практик, которые помогут вам развернуть автоматизацию бизнес-процессов:

1. Думайте масштабно, но начинайте с малого. При разработке стратегии думайте о целом, а не о частях, которые вы хотите автоматизировать. Старайтесь, чтобы небольших шаги в развертывании автоматизации постепенно приближали вас к завершению более широкой картины в конечном итоге.
2. Организуйте свои данные. BPA хорош настолько, насколько хороши данные, на которых он работает. Поэтому убедитесь, что ваши данные чистые, полные и не хранятся в разрозненных хранилищах. Обязательно стандартизируйте поля и формы данных, такие как аббревиатуры адресов и другие отклонения. Также удалите повторяющиеся и устаревшие данные. Разобраться с этими проблемами сейчас намного проще, чем позже.
3. В первую очередь используйте BPM, чтобы оптимизировать свои процессы. Программное обеспечение BPM предназначено для организации и оптимизации бизнес-процессов. BPM также может помочь выявить пробелы в процессах и между ними, которым требуется доступ к данным или интеграция с другими процессами.
4. Используйте систему ERP. Объединяйте процессы по направлениям в бизнесе. Заполняйте пробелы между процессами. Используя систему ERP, которая служит центральной базой данных для вашей компании. Вы также можете получить доступ к некоторым инструментам автоматизации в рамках ERP и интегрироваться с устройствами Интернета вещей.
5. Стремитесь к постоянному совершенствованию. Автоматизация - это не упражнение по принципу «установил и забыл». Вы хотите, чтобы BPA работал бесперебойно и с минимальным вмешательством человека или без него. Однако вы должны постоянно меняться, чтобы оставаться конкурентоспособными. Регулярно проверяйте свои процессы и автоматизацию, чтобы определить, к каким улучшениям вам нужно стремиться дальше.

Теперь вы вооружены знаниями об автоматизации бизнеса и его процессов. Понимаете как улучшать свои процессы. Каким образом автоматизация позволяет сокращать деньги и время на преобразование вашего бизнеса. Ваше время является самым большим активом. Поэтому освободите свое время, автоматизируя рутинные задачи.