Роботизация (RPA) управления платежами

Обработка платежей – одна из основных операций в бухгалтерии любой компании. Рост бизнеса влечет за собой увеличение количества операций и, как следствие, увеличение риска совершения ошибок при подготовке и отправке платежных документов.

До сих пор основным способом решения этой проблемы, было увеличение штата операционно-расчетного подразделения (бэк-офиса). Однако сейчас есть более функциональное решение: автоматизация процесса управления платежами с помощью программных роботов (RPA).
Получить полный документ с подборкой на свой E-mail

Основные этапы обработки входящих платежей

1
Мониторинг поступлений электронной почты
Рекомендация: если во всех договорах указывать единый корпоративный E-mail в качестве контактного при выставлении счетов, то с помощью мониторинга единого почтового ящика компании можно выстроить универсальную систему поддержки платежей.

Корпоративный E-mail станет единой точкой для сбора всех платежных документов, которые можно отфильтровать среди остальных входящих писем.
2
Извлечение данных из входящих документов
Рекомендация: подготовить список типов, встречающихся среди входящих документов. На практике наиболее часто встречаются следующие варианты:
  1. PDF (самый распространенный);
  2. Word/Excel;
  3. бумажные носители (обычно их отправляют "вдогонку" вместе с PDF-файлами; можно применять ручное преобразование в PDF).
3
Внесение собранных данных в учетные системы
Рекомендация: внедрить единое решение на базе программных роботов для извлечения данных из входящих документов и переноса их в учетные системы.
4
Проводка платежных документов через банк-клиент

Основные этапы обработки исходящих платежей

1
Выставление платежей
Рекомендация: Платежи следует разделять на два типа:
  1. Нерегулярные (по запросу) (реализованные товары, оплата услуг, и т.д).
    Подробнее: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления нерегулярных счетов.
  2. Регулярные (аренда, клининговые услуги и т.д.). Подробнее: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления регулярных счетов
  1. Нерегулярные (по запросу) (реализованные товары, оплата услуг, и т.д).
    Подробнее: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления нерегулярных счетов.
  2. Регулярные (аренда, клининговые услуги и т.д.). Подробнее: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления регулярных счетов
2
Контроль за дебиторской задолженностью

Задача 1: «Робот-оператор» для мониторинга входящей корреспонденции и ее классификации

Прикладная операция
Каждая организация имеет свой корпоративный почтовый адрес, где собираются входящие сообщения. Их тематика и важность может быть любой. Содержащаяся в них информация может представлять интерес для различных департаментов (бухгалтерия, отдел продаж, отдел маркетинга).
Типовое решение

Чтобы осуществить обработку входящей корреспонденции, необходимо провести ее оценку и выбрать дальнейшее действие. Например, это могут быть следующие операции: проставить отметку «Важное»; перенести в архив; переслать другому сотруднику или тематической группе (бухгалтерия, отдел продажи, отдел маркетинг); поместить как спам и т.д.

Трудоемкость такой обработки входящей корреспонденции заставляет руководителей департаментов не торопиться привлекать своих сотрудников для разбора сообщений, поступивших в «единое окно».

Проблема
Подобный стиль обработки входящей корреспонденции влечет за собой появление множества проблем:
  • Сам процесс ручной обработки отличается высокой трудоемкостью из-за большого объема входящих сообщений;
  • Часто возникают трудности в правильности выбора при классификации писем;
  • Из-за неправильной классификации не удается выдержать строгие сроки реагирования на срочные сообщения;
  • Возникает риск потери сообщений при передаче писем от одного департамента к другому.

Решение с помощью RPA-робота
Применение программных RPA роботов позволяет наладить процесс автоматической классификации входящих писем и их последующей обработки. Для классификации первое время можно использовать простые бизнес-правила, которые впоследствии правильнее заменить на алгоритмы машинного обучения.
Как работает RPA-робот ROBIN?
1. RPA-робот ROBIN ведет постоянный мониторинг входящей корреспонденции, поступающей в общий корпоративный почтовый ящик;

2. При появлении нового сообщения робот выполняет анализ темы полученного письма, содержимое его текста, адрес отправителя, содержимое вложения и прочие атрибуты письма;

3. На базе заложенных алгоритмических бизнес-правил робот выполняет классификацию письма и последующую обработку;

4. Если робот не может подобрать нужную классификацию, опираясь на текущие алгоритмы, то письмо остается непрочитанным или оно пересылается в адрес ответственного сотрудника для ручной обработки.

Задача 2: «Робот-оператор» для переноса данных из бумажных документов

Прикладная операция
Ввод в учетные системы информации, полученной на бумажных носителях (платежные документы, кассовые чеки, командировочные расходы).
Типовое решение
Перенос данных с бумажных или электронных носителей в учетные системы – это одна из многих операций, которую выполняют операционно-расчетные службы компании (бэк-офис). На их выполнение даже в небольших организациях уходит значительное время. Например, для компаний, состоящих из 100-200 сотрудников, на эту операцию может уходить до 2-2,5 ч в неделю.

Несмотря на кажущуюся простоту ее выполнения, эта работа отличается высокой трудоемкостью. Она требует от сотрудников повышенного внимания, усидчивости, умения работать с приложениями. При этом эта работа мало привлекательна, и многие сотрудники стараются избегать ее.

Главная причина – все операции приходится выполнять до сих пор вручную. Часто это влечет появление многочисленных ошибок при вводе, повышенные трудозатраты, необходимость привлекать дополнительный персонал для контроля.

Ввод данных вручную – это операции, несерьезной профессиональной подготовки. Они относятся к начальному уровню. В результате с ней связана высокая текучка кадров. Новым сотрудникам приходиться осваивать операции на ходу; это также порождает ошибки в работе.
Проблема
При ручном вводе данных с бумажных носителей часто возникают многочисленные ошибки. Их появление можно объяснить рядом причин:
  • Монотонность в работе, однообразие, повторяющееся каждый день – влекут снижение внимания;
  • Из-за разных форматов входящих документов часто возникает путаница при обработке;
  • Для каждой учетной системы, в которую производится ввод данных, есть свои уникальные особенности – это снижает производительность труда;
  • Возникающие при работе ошибки выявляются с запозданием – это провоцирует появление ошибок при работе других систем.

Повысить эффективность можно путем внедрения системы потокового сканирования с распознаванием текста и ее интеграции с используемыми учетными системами. Но практика показывает, что этот путь - долгий и затратный.
Решение с помощью RPA-робота
Новое инновационное решение – применять программные RPA-роботы. Их производительность не зависит от степени «интересности» выполняемой работы. Роботы всегда готовы переносить данные, обеспечивая высокое качество работы.
Как работает RPA-робот ROBIN?
1. С помощью технологии OCR (машинное зрение), специально выбранной заказчиком или встроенной в платформу ROBIN, выполняется распознавание текста в документах;

2. Из текста отбираются нужные данные;

3. RPA-робот ROBIN переносит данные в учетные системы;

4. Сам заказчик настраивает робота. После этого сотруднику компании достаточно положить новый документ в сканер или указать место, где размещен документ Word/Excel с данными, и робот выполнит все остальные работы самостоятельно и без ошибок.

Задача 3: «Робот-казначей» для начисления заработной платы

Прикладная операция
Чтобы минимизировать затраты, компании открывают сотрудникам счет в банке в рамках зарплатного проекта. Однако по закону сотрудники компании имеют право сменить банк и попросить перечислять им заработную плату на счет в любом другом банке.
Типовое решение
Индивидуальный выбор банка для выплаты зарплаты удобен для сотрудников. Однако казначейство компании вынуждено нести дополнительные затраты на обслуживание таких операций. Чаще всего подобные операции приходится выполнять вручную.
Проблема
Перечисление заработной платы в разные банки, с которыми не заключены зарплатные проекты, обычно приходится выполнять с помощью ручного ввода платежных поручений. Чем больше сотрудников выбрали банк индивидуально, тем больше платежей приходится обрабатывать. Это влечет непроизводительную трату времени на подготовку ведомостей. Возрастает вероятность появления ошибки.

Дополнительные трудности создает собственный интерфейс, которым отличается каждый банк-клиент. Если компании приходится работать с несколькими банками-клиентами, вероятность появления ошибок увеличивается.
Решение с помощью RPA-робота
Программные RPA-роботы могут автоматически "набивать платежки", опираясь на данные из формируемого зарплатного реестра. Это обеспечивает своевременную отправку зарплаты даже при самом «вольном» выборе банков со стороны сотрудников.

Аналогичным образом можно осуществлять и другие выплаты, «подкладывая» нужный реестр.
Как работает RPA-робот ROBIN?
1. В компании создается зарплатный реестр для сотрудников, в котором указываются банковские реквизиты и размер заработной платы. Реестр может храниться как внутри корпоративной учетной системы, так и в обычном файле Excel;

2. В дни начисления заработной платы сотрудник бухгалтерии запускает в работу RPA-робота ROBIN. Робот самостоятельно получает данные из зарплатного реестра и создает зарплатную ведомость, автоматически добавляя данные по каждому сотруднику;

3. Подтверждение подготовленных транзакций можно поручить роботу, или выполнять вручную, ставя задачу сотруднику казначейства;

4. Если в компании используется несколько банков-клиентов, то для каждого из них создается собственный «Робот-казначей».

Задача 4: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления нерегулярных счетов

Прикладная операция
Проектный менеджер в компании часто выставляет счета клиентам за произведенные товары или оказанные услуги. Чтобы выполнить эту операцию, ему необходимо сформировать платежные документы. Он не может сделать это сам. Поэтому ему приходится привлекать специально выделенного сотрудника бухгалтерии. Часто выполнение этой операции откладывается по разным причинам.
Типовое решение
Необходимость привлечения сотрудника бухгалтерии связана с тем, что необходимый документ должен быть сформирован в учетной системе («1С» или др.). Доступ к этой операции имеют ограниченное число лиц.
Проблема
Обращение в бухгалтерию или взаимодействие через электронную почту часто связано с возникновением задержек, которые могут достигать от нескольких часов до нескольких дней/недель. В текущий момент сотрудники могут выполнять другие задачи.
Решение с помощью RPA-робота
Формирование платежных документов можно поручить программному RPA-роботу. Он умеет работать со всеми учетными системами и может выполнить поставленную задачу автоматически.

Менеджер может взаимодействовать с роботом через чат-бот. В этом случае даже не придется заполнять шаблон вручную: робот запросит все необходимые для счета данные автоматически и выполнит работу в реальном времени. Останется только проверить правильность внесенных данных. Эту операцию можно также поручить другому роботу, который в случае обнаружения ошибки сообщит об этом менеджеру.
Как работает RPA-робот ROBIN?
1. Менеджер подготавливает шаблон Word/Excel, вводя только самые необходимые данные, например, Номер договора, Дата выставления, Срок оплаты, Номенклатура товара\услуги, Сумма). После запуска RPA-робота ROBIN в работу сразу будет получен результат;

2. Робот самостоятельно получает доступ к учетной системе, загружает подготовленный шаблон, проверяет правильность и полноту внесенных данных, формирует платежи и соответствующие платежные документы. Все данные сохраняются на компьютере менеджера или отправляются на печать;

3. Дополнительно робот может отправить сформированные счета на электронный адрес клиента, подготовить заявки для курьерской службы на доставку.

Задача 5: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления регулярных счетов

Прикладная операция
Регулярное выставление счетов на оплату услуг встречается в любой компании.
Типовое решение
Для поддержки регулярных платежей часто используют шаблоны в банк-клиенте. С их помощью задается список необходимых для проводки платежей с указанием сумм.

Однако при совершении каждого регулярного платежа приходится заново обновлять шаблон. Это заставляет внимательно отслеживать сроки, очень тщательно проверять повторно ранее введенные данные, на что уходит много времени. Поскольку эта операция относится к числу рутинных, ее часто перепоручают новым или освободившимся сотрудникам, порождая риск внесения ошибок.
Проблема
При выполнении подготовительных операций вручную тратится рабочее время сотрудников. Рутинный характер операций влечет появление ошибок. Отвлечение сотрудников снижает эффективность деятельности компании в целом.
Решение с помощью RPA-робота
Подготовку платежных документов можно поручить программному RPA-роботу. Он самостоятельно учтет особенности применяемой учетной системы и выполнит все необходимые операции автоматически.
Как работает RPA-робот ROBIN?
1. В статье «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления нерегулярных счетов показано, как удобно и быстро организовать подготовку разовых счетов, выставляемых на нерегулярной основе. Проведение регулярных платежных документов выполняется аналогичным способом с помощью «Робота-бухгалтера», передавая ему все необходимые данные через шаблон Word/Excel;

2. RPA-робот ROBIN автоматически получает доступ к учетной системе, загружает подготовленный шаблон, проверяет полноту предоставленных данных, формирует необходимые платежные документы;

3. Дополнительно робот может отправить сформированные счета на адрес электронной почты клиента, подготовить заявки для курьерской службы на их доставку.

Задача 6: «Робот-дебитор» для контроля дебиторской задолженности

Прикладная операция
После завершения работ по проекту и подписания заключительных актов о приеме работ, клиенту выставляется счет на оплату. Далее в бухгалтерии компании ожидают поступления средств на их банковский счет.
Типовое решение
Большинство компаний контролируют поступление денежных средств вручную. Если компания большая, то для этого выделяется отдельный сотрудник бухгалтерии. Он ежедневно проверяет приход средств, сверяет сроки с условиями договоров, согласует задержки.
Проблема
Главная проблема состоит в том, что процесс контроля прихода финансовых средств иногда затягивается на продолжительное время. Этот контроль занимает много времени и отнимает много сил у сотрудников.

Работая со множеством договоров, выделенному сотруднику приходится вручную контролировать различные условия оплаты. Зачастую клиентский менеджер затягивает процесс, не имея возможности лишний раз уточнить у клиента, произведена ли оплата по выставленным счетам.
Решение с помощью RPA-робота
Работа с просроченной дебиторской задолженностью эмоционально угнетает сотрудников. Избавиться от этого можно с помощью «Робота-дебитора». На него можно переложить всю «механическую» часть работы, оставив за менеджером вопросы, связанные с согласованием сроков еще не проведенных платежей.
Как работает RPA-робот ROBIN?
1. RPA-робот ROBIN автоматически начинает в работу после «Робота-бухгалтера» для автоматизированного выставления счетов. Робот самостоятельно получает из документов реквизиты договоров, размер ожидаемой суммы и сроки поступления на банковский счет;

2. Раз в день робот заходит в банк-клиент и выполняет поиск платежей в списке транзакций за прошедшие сутки;

3. Если платеж найден, робот оповещает клиентского менеджера о поступлении, автоматически помечает платеж выполненным;

4. Если срок, установленный договором, истек, а платеж так и не поступил, робот может:
1) оповестить клиентского менеджера о просрочке;
2) отправить запрос контрагенту с информацией о просрочке;
3) запустить процесс автоматического начисления пеней контрагенту. Эту задачу выполняет «Робот-бухгалтер» для автоматизированного выставления счетов.