Роботизация (RPA) управления платежами

Обработка платежей – одна из основных операций в бухгалтерии любой компании. Рост бизнеса влечет за собой увеличение количества операций и, как следствие, увеличение риска совершения ошибок при подготовке и отправке платежных документов.

До сих пор основным способом решения этой проблемы, было увеличение штата операционно-расчетного подразделения (бэк-офиса). Однако сейчас есть более функциональное решение: автоматизация процесса управления платежами с помощью программных роботов (RPA).

Получить полный документ с подборкой на свой E-mail

Основные этапы обработки входящих платежей

  • Мониторинг поступлений электронной почты
Рекомендация: если во всех договорах указывать единый корпоративный E-mail в качестве контактного при выставлении счетов, то с помощью мониторинга единого почтового ящика компании можно выстроить универсальную систему поддержки платежей.

Корпоративный E-mail станет единой точкой для сбора всех платежных документов, которые можно отфильтровать среди остальных входящих писем.
  • Извлечение данных из входящих документов
Рекомендация: подготовить список типов, встречающихся среди входящих документов. На практике наиболее часто встречаются следующие варианты:
  1. PDF (самый распространенный);
  2. Word/Excel;
  3. бумажные носители (обычно их отправляют "вдогонку" вместе с PDF-файлами; можно применять ручное преобразование в PDF
    • Внесение собранных данных в учетные системы
    Рекомендация: внедрить единое решение на базе программных роботов для извлечения данных из входящих документов и переноса их в учетные системы.
    • Проводка платежных документов через банк-клиент

    Основные этапы обработки исходящих платежей

    • Выставление платежей
    Рекомендация: Платежи следует разделять на два типа:
    1. Нерегулярные (по запросу) (реализованные товары, оплата услуг, и т.д).
      Подробнее: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления нерегулярных счетов.
    2. Регулярные (аренда, клининговые услуги и т.д.). Подробнее: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления регулярных счетов
    • Контроль за дебиторской задолженностью

    Задача 1: «Робот-оператор» для мониторинга входящей корреспонденции и ее классификации

    Задача 2: «Робот-оператор» для переноса данных из бумажных документов

    Задача 3: «Робот-казначей» для начисления заработной платы

    Задача 4: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления нерегулярных счетов

    Задача 5: «Робот-бухгалтер» для автоматического выставления регулярных счетов

    Задача 6: «Робот-дебитор» для контроля дебиторской задолженности